LA TRANSCRIPTION
- La transcription est une formalité administrative par laquelle un acte d’état civil (acte de naissance, acte de mariage, acte de décès) dressé par une autorité étrangère au profit d’un ressortissant sénégalais est reproduit sur les registres tenus dans les Postes diplomatiques et consulaires.
IMPORTANT!
- - L’opération de transcription étant imprescriptible, le retard ou même le défaut de transcription de l’acte étranger n’entraine pas sa nullité. La demande de transcription peut être déposée au niveau du Ministère des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur et transmise, pour traitement, au Poste diplomatique ou consulaire compétent conformément au Code de la famille qui limite cette compétence « ratione personae » aux ressortissants sénégalais et « ratione loci » à leurs juridictions respectives.
- - La transcription est prévue par l’article 42 du code de la famille : « Tout acte de l’état civil dressé à l’étranger, concernant un sénégalais ou un étranger, fait foi s’il a été rédigé en la forme usitée dans le pays ou en la forme diplomatique ou consulaire » et l’article 44 de poursuivre « Tout acte de l’état civil des Sénégalais en pays étranger est valable s’il a été reçu, conformément aux lois sénégalaises, par les agents diplomatiques ou par les consuls.
- - L’Instruction interministérielle n°06 /MAE/M.INT/MJ du 07 mai 1990 sur l’état civil consulaire (IECC) a été mise en place pour parer à certaines difficultés d’application de la loi 72-61 du 12 juin 1972 portant code de la famille modifié. C’est ainsi que l’IECC précise que : « l’opération de transcription étant imprescriptible, le retard ou même le défaut de transcription de l’acte étranger n’entraine pas sa nullité » (art.6) ; « la transcription consiste en une reproduction de tout le contenu d’un acte sur le registre de l’état civil du Poste diplomatique ou consulaire » (art.7).
Pièces à fournir:
- Cependant, cette reproduction doit être faite dans le respect des dispositions du Code la Famille notamment dans ses 2 (éléments constitutifs du nom), 3 (enfant légitime), 4 (enfant naturel), 8 (immutabilité du nom), 52 (énonciation de l’acte de naissance), 65 (énonciation de l’acte de mariage) et 68 (énonciation de l’acte de décès). La transcription est faite sur présentation des pièces suivantes :
- Pour les naissances :
- - Extrait ou copie intégrale d’acte de naissance délivré par les autorités locales ;
- - Certificat de nationalité ou photocopie de la carte nationale d’identité sénégalaise ou du passeport en cours de validité des deux parents (l’un des parents doit être de nationalité sénégalaise) ;
- - Demande manuscrite adressée au Chef de Mission diplomatique et consulaire ou au Ministre des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur si le demandeur se trouve au Sénégal.
- Pour les mariages :
- - Extrait ou copie littérale d’acte de mariage délivré par les autorités locales ;
- - Certificat de nationalité ou photocopie de la carte nationale d’identité sénégalaise ou du passeport en cours de validité des eu conjoints (l’un des conjoints doit être de nationalité sénégalaise) ;
- - Photocopie du passeport ou de la carte d’identité du conjoint étranger ;
- - Demande manuscrite adressée au Chef de Mission diplomatique et consulaire ou au Ministre des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur si le demandeur se trouve au Sénégal.
- Pour les décès :
- - Original du certificat de décès local ;
- - Certificat de nationalité ou photocopie de la carte nationale d’identité sénégalaise ou du passeport du défunt ;
- - Demande manuscrite adressée au Chef de Mission diplomatique et consulaire ou au Ministre des Affaires étrangères et des Sénégalais de l’Extérieur si le demandeur se trouve au Sénégal.
Les conditions :
- Les conditions de fond de la transcription :
- - Les différentes conditions de fond de la transcription sont : elle est imprescriptible : cette condition est fixée à l’article 6 de l’IIECC qui précise que l’opération de transcription est imprescriptible, le retard ou même le défaut de transcription de l’acte étranger n’entraine pas sa nullité. Les chefs de poste devront cependant insister auprès des ressortissants sénégalais pour l’accomplissement de cette formalité dès qu’ils sont en possession de l’acte établi par l’autorité locale qualifiée.
- - L’acte transcrit doit être délivré par une autorité locale compétente de la juridiction où l’évènement a eu lieu ; il doit être un original : les photocopies d’actes, les actes faxés ou scannés ne sont pas valables car pouvant faire l’objet d’altérations. Les chefs de mission diplomatiques ou consulaires sont tenus en tant qu’officier d’état civil de procéder aux vérifications nécessaires ;
- - L’acte ne doit pas avoir plus de trois (3) mois pour la vérification des mentions marginales sauf disposition contraire de la loi locale ;l’acte doit concerner un Sénégalais ( voir première partie loi 61-10 du 17 mars 1961 modifiée par la loi 2013-05 du 08 juillet 2013 notamment aux articles 5, 7, 9 et 10 relatifs aux conditions d’acquisition et de transmission de la nationalité sénégalaise) ;pour être transcrit, l’acte doit respecter le code de la famille, surtout ses articles 2, 3, 4 et 8, sur le nom.
- Les conditions de forme de la transcription :
- - Les différentes conditions de forme de la transcription sont : elle doit être faite en langue officielle (Français) : les actes étrangers délivrés par les autorités locales dans d’autres langues doivent faire l’objet de traduction agréée avant d’être transcrits. La transcription doit se faire sur place de feuillet à feuillet. Cela permet de déceler sur place d’éventuelles erreurs et d’éviter l’accumulation de transcriptions à faire. L’acte transcrit doit obligatoirement énoncer les prénoms et noms, professions, et domiciles de tous ceux qui y sont cités ; l’acte doit indiquer les prénoms et le nom de l’OEC.
- - Cependant, une fois ces conditions respectées, l’officier de l’état civil consulaire est chargé de : délivrer en l’absence du volet 1 un extrait de l’acte à l’intéressé et un (1) livret de famille en cas de mariage (délivrer une copie littérale à la place); établir les avis de mention en cas de mariage ou décès à adresser à l’OEC du lieu de naissance des intéressés sous couvert du MAESE.